O método é constituído de 4 etapas, conforme abaixo: P = (Plan) A etapa de planejamento visa identificar claramente os problemas, analisar as possíveis melhorias nos serviços/produtos e os processos são planejados e as estratégias (metas de interesse) traçadas afim de extinguir ou minimizar os problemas.
A figura abaixo, mostra como a maioria das organizações trabalha, ocasionando um desperdício de horas de trabalho conseqüentemente aumento de despesas.
xxxxxxxxxxxxx- - - Maioria das organizações - - -
D = (Do) Para a execução dos planos de ação, as pessoas são treinadas nesses planos. A seguir os planos são implementados e são coletados dados que possam fornecer informações a obtenção da meta. As ações transformam a meta dos planos, em RESULTADOS.C = (Check) Com os dados coletados da etapa da execução, é feita uma avaliação dos dados obtidos em relação ao alcance da meta. O controle, possibilita avaliar o desempenho da organização, quanto: o atendimento ao cidadão, a qualidade do serviço, o uso dos recursos, a gestão das pessoas e no relacionamento com a sociedade. Parte das organizações que planejam seus objetivos muitas vezes não controlam o desempenho da organização. Com a ausencia deste controle muitas dessas organizações agem de forma corretiva mas com foco destorcido do real problema, acarretando na maioria das vezes em retrabalho e despesas desnecessárias.
A = (Action) A organização age para corrigir e melhorar suas práticas de gestão e, conseqüentemente, o seu desempenho. Se a meta foi alcançada, são estabelecidos os meios de manutenção dos bons resultados obtidos (SDCA).
Se a meta não foi alcançada, inicia-se um novo giro do PDCA, com o objetivo de atingir a nova meta, que tem o mesmo valor da meta inicial, a lacuna entre o valor da meta inicial e o resultado alcançado e tempo para alcance da nova meta.
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